SICHERE ZUSAMMENARBEIT
Portal-Nutzungsbedingungen
Persönliche Konten, Freigaben und Verantwortung im digitalen Hausverwaltungsportal.
Diese Fassung (2026-10-18-Entwurf-02) ist noch nicht rechtsverbindlich freigegeben und ändert bestehende Vereinbarungen nicht automatisch. Maßgeblich sind wirksam vereinbarte Verträge und Anlagen.
1. Geltungsbereich und Vertragsgrundlagen
Diese ergänzenden Bedingungen betreffen den Zugang zum AvB-Geiken-Hausverwaltungsportal und seine Nutzung durch freigeschaltete Personen. Vertragspartner der Hausmeisterleistungen und deren Vergütung ergeben sich aus dem jeweiligen Hausmeister- und Objektbetreuungsvertrag mit Leistungsverzeichnis und Portal-Anlage. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Bei Bestandskunden setzt die Anwendung neuer Bedingungen deren wirksame Einbeziehung voraus.
Die Veröffentlichung oder Anzeige einer überarbeiteten Fassung allein ersetzt keine erforderliche Vereinbarung. Diese Fassung ist ein Entwurf und nicht für einen ungeprüften produktiven Vertragsschluss freigegeben.
2. Persönliche Benutzerkonten
Jedes Benutzerkonto ist genau einer namentlich benannten natürlichen Person zugeordnet. Sammel-, Schicht- oder Team-Logins und die Weitergabe von Passwörtern, Anmeldecodes, Sitzungslinks oder angemeldeten Sitzungen an andere Personen, auch Kollegen, sind untersagt. Die berechtigte Person darf ihr Konto auf mehreren eigenen Geräten nutzen.
Ein Basis-Tarif mit einem Administrator- und einem Mitarbeiterkonto umfasst zwei getrennte persönliche Konten. Weitere Konten, Rollen und Freigaben richten sich nach der individuellen Tarifvereinbarung und den von AvB-Geiken freigeschalteten Berechtigungen.
3. Benutzerrechte und personelle Änderungen
Die Hausverwaltung kontrolliert die von ihr verwalteten Rollen und Zuordnungen und informiert AvB-Geiken unverzüglich über ausgeschiedene Beschäftigte, unzutreffende Zugriffsrechte und relevante Zuständigkeitswechsel. Zugänge für Mieter und Vermieter darf sie nur nach ausdrücklicher Berechtigung durch AvB-Geiken einrichten; eine zusätzlich vereinbarte Einzelfreigabe bleibt erforderlich.
Mieter und Vermieter sehen nur die ihnen ausdrücklich zugewiesenen Vorgänge. Das unberechtigte Abrufen oder Verändern anderer Objekt- und Personendaten ist untersagt.
4. Passwortschutz und Sicherheitsvorfälle
Benutzer schützen ihre Zugangsdaten und Geräte angemessen und informieren AvB-Geiken unverzüglich über einen Verlust, einen konkreten Verdacht auf Fremdzugriff oder eine unberechtigte Weitergabe. Bei einem nachvollziehbaren Sicherheitsrisiko kann AvB-Geiken angemessene, verhältnismäßige Maßnahmen treffen, insbesondere eine Sitzung beenden, eine Passwortänderung verlangen oder ein betroffenes Konto vorübergehend sperren. Die betroffenen Vertragsparteien werden soweit möglich informiert.
Gesondert vereinbarte Hausmeisterleistungen bleiben durch eine Kontosperrung grundsätzlich unberührt; zur Kommunikation wird ein alternativer Weg angeboten.
5. Angaben zu Objekten und Schadensmeldungen
Hausverwaltungen und berechtigte Nutzer machen bei Meldungen nach bestem Wissen richtige und vollständige Angaben zu Objekt, Zugang, Ansprechpartnern, bekannten Gefahren und Dringlichkeit. Bekannte Änderungen sind zeitnah mitzuteilen. Das Portal ersetzt keine sicherheitstechnische Überwachung.
Eine Meldung über einen Defekt ist zunächst eine Schadensmeldung, kein kostenpflichtiger Zusatzauftrag. Meldungen von Mietern sind nach dem vereinbarten Ablauf zuerst durch die Hausverwaltung freizugeben.
6. Zusatzaufträge, Vollmacht und Kostenfreigabe
Kostenpflichtige Zusatzarbeiten dürfen ausschließlich durch Personen angefragt oder freigegeben werden, die hierzu für das betroffene Objekt ausdrücklich berechtigt sind. Die Hausverwaltung sorgt für zutreffende Vertretungs- und Freigaberechte. Die bloße Schadensmeldung, das Senden einer Nachricht oder ein Terminvorschlag stellt keine verbindliche Beauftragung dar.
Vor einer gesonderten Ausführung werden Leistungsumfang, gegebenenfalls Schätzungsgrundlage, vereinbarter Preis bzw. Preisberechnungsmodus und Auftraggeber geklärt. Eine Beauftragung setzt die erforderliche dokumentierte Freigabe und die Annahme durch AvB-Geiken voraus. Gesetzliche Vorgaben für digitale Vertragsabschlüsse und gegebenenfalls für Verbraucher bleiben zu beachten.
7. Termine, Zugänglichkeit und Ausfallkosten
Angezeigte freie Zeitfenster, Wunschtermine und Prioritätsangaben sind unverbindlich, bis AvB-Geiken den konkreten Termin bestätigt. Vertraglich zugesagte Fristen und Leistungen werden nicht durch einen Portal-Tarif verkürzt. Ein Premium-Tarif garantiert ohne ausdrückliche Einzelvereinbarung weder einen Soforteinsatz noch eine bestimmte Erreichbarkeit.
Der Auftraggeber organisiert nach Vereinbarung den vereinbarten Zutritt, zutreffende Zugangsinformationen und erforderliche Ansprechpartner. Bei fehlendem Zugang, verspäteter Absage oder vergleichbaren Hindernissen kann AvB-Geiken nur nach den gesetzlichen Voraussetzungen und gegebenenfalls einer wirksam vereinbarten Regelung nachweisbaren, zurechenbaren Mehraufwand verlangen. Ersparte Aufwendungen und anderweitige Verwendung frei gewordener Kapazitäten werden berücksichtigt. Es fällt keine automatische Vertragsstrafe oder pauschal der volle Auftragswert an.
8. Unerwartete Schäden, Risiken und Mehraufwand
Bei unerwarteten Schäden oder erheblichem zusätzlichem Aufwand informiert AvB-Geiken den Auftraggeber nach Möglichkeit vor einer Erweiterung der Arbeiten und stimmt zusätzliche Leistungen und Kosten ab. Eigenmächtige Kostenfreigaben durch nicht berechtigte Personen begründen keine vereinbarte Zusatzbeauftragung. Bei unmittelbar drohenden Schäden gilt die gesonderte Gefahrenregelung des Hausmeistervertrags.
Reparaturen und gesetzlich zulassungs- oder fachprüfungspflichtige Arbeiten werden nur im rechtlich zulässigen Umfang übernommen.
9. Unzulässige Nutzung
Verboten sind die Nutzung fremder Zugangsdaten, das Umgehen von Rollen- und Freigabegrenzen, das automatisierte massenhafte Abrufen von Daten, das Einschleusen schädlicher Dateien und Versuche, die Sicherheit oder Verfügbarkeit der Plattform zu beeinträchtigen. Bei konkreten Anhaltspunkten kann AvB-Geiken die betroffenen Zugänge nach pflichtgemäßem Ermessen vorübergehend sichern oder sperren.
Eine solche Maßnahme beseitigt keine bereits bestehenden gesetzlichen Rechte und begründet keinen automatischen Anspruch auf eine Vertragsstrafe.
10. Bilder, Dokumente und personenbezogene Daten
Nutzer dürfen Dokumente, Bilder und Informationen nur hochladen, soweit sie hierzu berechtigt sind und für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Unnötige personenbezogene Angaben, Ausweisdokumente, Gesundheitsinformationen oder Bilder unbeteiligter Personen sind möglichst zu vermeiden. Zugriff erhalten ausschließlich entsprechend berechtigte Personen.
Die Einzelheiten der Datenverarbeitung, der Verantwortlichkeiten und möglicher Auftragsverarbeitung sind in gesonderten Datenschutzinformationen beziehungsweise erforderlichen Vereinbarungen zu klären.
11. Portalbetrieb, Wartung und Störungen
AvB-Geiken darf für notwendige Wartung, Updates, Störungsbehebung und angemessene Sicherheitsmaßnahmen die Erreichbarkeit zeitweise einschränken. Eine ununterbrochene Portalverfügbarkeit wird ohne gesonderte Vereinbarung nicht zugesichert. Bei Störungen stehen die vereinbarten alternativen Kontaktwege zur Verfügung.
Das Einstufen einer Meldung als „dringend“ ist keine zugesagte Notfallannahme. Für akute Gefahren sind die vereinbarten Notfallwege und erforderlichenfalls öffentliche Notrufstellen zu verwenden.
12. Protokollierung von Entscheidungen
Für nachweisbare Auftragsabläufe darf das Portal im notwendigen Umfang protokollieren, welcher angemeldete Benutzer zu welchem Zeitpunkt eine Bestellung, einen Angebotsbetrag, eine Terminänderung oder eine Rechteänderung bestätigt hat. Die bloße technische Protokollierung ersetzt nicht den Nachweis einer wirksamen Willenserklärung oder einer ausreichenden Vertretungsberechtigung.
Protokolle werden entsprechend einem dokumentierten Berechtigungs- und Löschkonzept aufbewahrt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
13. Portal-Tarife und Zahlungen
Die Portal-Tarife und der jeweilige Aufschlag auf die vereinbarte monatliche Hausmeisterpauschale ergeben sich ausschließlich aus der individualisierten Portal-Anlage: Basis 0 %, Professional 3 %, Business 6 %, Premium 9 %, soweit im konkreten Vertrag so vereinbart. Zusatzaufträge sind nicht Teil dieser Bemessungsgrundlage.
Tarifwechsel und Upgrades sind ausschließlich auf Anfrage und nach gesonderter Vereinbarung möglich; die Portaloberfläche löst keine automatische Zahlung aus. AvB-Geiken wendet derzeit die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an; Umsatzsteuer wird daher nicht gesondert ausgewiesen.
14. Beendigung der Nutzung und Datenverfügbarkeit
Nach Beendigung einer Berechtigung wird der jeweilige Zugang deaktiviert. Die Parteien stimmen vor einer vertraglichen Beendigung soweit erforderlich die Bereitstellung noch benötigter Dokumente ab. Personenbezogene Daten werden gemäß dem geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungskonzept gelöscht oder, soweit gesetzlich erforderlich, gesichert aufbewahrt.
Die Beendigung des Portalzugangs lässt selbständige Rechte und Pflichten aus dem Hausmeistervertrag unberührt.
15. Haftung und rechtliche Wirksamkeit
Für die Haftung von AvB-Geiken gelten die gesetzlichen Vorschriften und die wirksam vereinbarten Vertragsbedingungen. Gesetzlich zwingende Haftung, insbesondere bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten, wird nicht ausgeschlossen.
Diese Bestimmungen sind vor verbindlicher Einbeziehung auf Angemessenheit, Transparenz und die konkrete Vertragspartnerstruktur einschließlich möglicher Verbraucherbeziehungen zu prüfen.
Bei Fragen oder bei einer Portalstörung erreichen Sie AvB-Geiken telefonisch unter +49 2804 7229591 oder per E-Mail an info@avb-geiken.de. Bei akuten Gefahren gelten die vereinbarten Notfallwege.